Timemanagement není o stíhání co nejvíc věcí, ale o osobní efektivitě, o řešení úkolů, které jsou pro mě osobně důležité. Při dobře zvládnutém timemanagementu si plním všechny své sny s poměrně malým úsilím, které na to vynakládám.

Nikdo nestíhá všechno

• Nikdo na světě nestíhá všechno. Valí se na nás spousta úkolů a když se nám je podaří všechny zvládnout, příště nám ostatní naloží o to víc. Snažit se stíhat všechno je bláznovství a jistá cesta k přepracování a věčné nespokojenosti.
• Platí Paretovo pravidlo (Wikipedia) – pouhých 20 % činností tvoří 80 % výsledků.
• Začít stíhat znamená přestat spěchat. Potřebujeme opustit program nedostatku času a snahu o stíhání co nejvíc věcí. Pokud se nachytám, že spěchám (že se honím, nebo jsem ve stresu), zvolním, uklidním se a až pak pokračuji v započaté činnosti. Přijít na schůzku v klidu a dobrém rozpoložení je mnohem důležitější, než jestli tam přijdu o pár minut dřív či později.

Úkoly se dělí na důležité a nedůležité

• Naléhavé úkoly vůbec nemusí být důležité. Většina lidí si spojuje důležitost úkolu s jeho naléhavostí, což je velký omyl. Důležité úkoly jsou ty, které vedou k plnění mých osobních cílů, které mě dělají šťastným a úspěšným. Každý úkol má svou naléhavost podle toho, jak se blíží termín, nebo jak si úkol říká o pozornost. Úspěšní lidé řeší ale pouze důležité úkoly. Nedůležitými se nezabývají, i kdyby byly sebevíc naléhavé.
• Radost z odškrtávání dokončených úkolů je falešná. Plněním a odškrtáváním úkolů, které pro mě nejsou důležité, se nikam neposouvám. Jen si lžu o své efektivitě a zabývám se počtem splněných úkolů namísto jejich důležitosti.
• Jaké úkoly jsou důležité - vše, co směřuje ke splnění mých cílů, co mě dělá šťastným, co je spojené s osobami, které jsou pro mě důležité. Patří sem řešení důležitých pracovních úkolů, osobní život v oblastech, které mě naplňují, odpočinek, plánování, prevence budoucích krizí, meditace, příprava projektů a rozvoj kvalifikace, budování a rozvoj důležitých vztahů.
• Jaké úkoly jsou nedůležité – vše, co po mě chtějí ostatní, aniž by to pro mě bylo opravdu důležité; vše co mě vyrušuje od důležitých činností, zabíjení času a trávení času způsoby, které mě nenaplňují a k ničemu mi nejsou (např. televize, náhodné brouzdání po internetu, vykecávání po telefonu).
• Jaké úkoly jsou naléhavé – vše, kde se blíží termín splnění, a také vše, co si hlasitě říká o mou pozornost (telefony, kolegové v práci).

Ve II. dílu (v pátek 25. dubna ) se podíváme na Matice plánování času, v dílu III. (pátek 2. května) na Bermudský trojúhelním ztráty času.