Kontakt O nás
Práce na dálku, aneb Jak chytře zvýšit konkurenceschopnost organizace

Práce na dálku, aneb Jak chytře zvýšit konkurenceschopnost organizace

Pojmy práce na dálku, teleworking, telecommuting, stejně jako práce online jsou synonyma vyjadřující způsob práce, kdy jednotliví pracovníci nejsou fyzicky přítomní na jednom místě. Pro vzdálenou komunikaci a spolupráci v reálném čase používají informační technologie...

Práci mohou vykonávat například z kanceláře zaměstnavatele, přímo od zákazníka, z coworking centra, z vlaku, autobusu nebo auta, z hotelu či letiště, z restaurace nebo kavárny, z parku, zahrady či terasy. Jednoduše odkudkoliv na světě, z místa, kde to povinnost vyžaduje nebo danému pracovníkovi nejlépe „vyhovuje“. Pracovat na dálku v maximální možné míře by mělo být v zájmu každé organizace, a to nejen z důvodů značných úspor nákladů a času, ale také pro zvyšování flexibility, produktivity práce a konkurenceschopnosti. Nejdále jsou v této oblasti nadnárodní společnosti, které byly nuceny po nástupu globalizace hledat účinné cesty propojení lokálních poboček rozmístěných po celém světě bez nutnosti fyzického cestování.

Spolupráce a komunikace na dálku s využitím Skypu, Facebooku, chatu, e-mailu či SMS se stala běžnou součástí našich osobních životů. Podobným přechodem na nezávislost na místě a čase prochází i trh práce. S rostoucí mobilitou pracovníků se virtuálním stává i vlastní pracoviště. Podle společnosti Gartner bude stále obvyklejší, že zaměstnavatelé nebudou poskytovat kancelář či pracovní stůl, což mimo jiné povede k přechodu do režimu volné pracovní doby, která v reálu znamená, že zaměstnanec je k dispozici neustále – hranice mezi pracovním, osobním, veřejným a rodinným životem se tak budou stále častěji smazávat.

Pro efektivní práci na dálku je snadná a nezávislá přístupnost k plnohodnotným firemním datům a aplikacím jednou ze základních podmínek, což vyžaduje jednoznačně stabilní vysokorychlostní připojení k internetu. Když odhlédneme od některých speciálních aplikací, tak pro jakoukoliv běžnou práci včetně videokonferencí je zcela dostatečná rychlost internetu 2 Mb/s (v současné době běžný standard). Neméně důležitou podmínkou je i odpovídající hardwarové vybavení: notebook, chytrý mobilní telefon (smartphone) nebo tablet, webová kamera a sluchátka s mikrofonem.

K podstatným aspektům práce na dálku patří samotné pracovní prostředí pracovníka, který pracuje nezávisle na místě. Některé organizace mají tuto otázku vyřešenu tak, že v rámci firemních prostor nemají jednotliví pracovníci určen svůj vlastní pracovní stůl. Namísto toho si buď nosí vše v notebooku, nebo mají osobní pojízdnou zamykatelnou skříňku, a tu si při příchodu do kanceláří odvezou na místo svého aktuálního působení. Nespornou výhodou je fakt, že organizace nemusí každému zaměstnanci držet pracovní místo, obzvláště když jej využívá pouze několikrát za měsíc.

Do absolutní dokonalosti to dotáhli provozovatelé coworking center, kteří nabízejí pronájem flexibilních kancelářských prostor již od několika hodin za měsíc.

Přímé finanční přínosy a úspory:

  • snížení nákladů na firemní prostory (kancelářské, výrobní, skladové)
  • snížení nákladů na energie v souvislosti s pronájmy firemních prostor (elektřina, vytápění, voda a další služby)
  • snížení nákladů na cestování k zákazníkům, mezi pobočkami organizace, k dodavatelům (neproduktivní pracovní čas zaměstnanců a pohonné hmoty)
  • snížení nákladů na provoz vozového parku (snížení počtu vozů, opravy a běžná údržba)
  • snížení nákladů na komunikaci mezi zaměstnanci, se zákazníky a dodavateli
  • snížení nepřítomnosti/nemocnosti pracovníků (v případě vlastní nemoci nebo nemoci jejich dětí či jiného člena rodiny lze pracovat z domova)
  • snížení fluktuace a nákladů na nábor nových pracovníků (vyšší spokojenost a loajalita pracovníků)
  • zvýšení produktivity práce zaměstnanců
  • zvýšení zisku organizace

 

Nefinanční přínosy:

  • zvýšení konkurenceschopnosti organizace
  • kvalitnější služby pro zákazníky
  • motivovanější a loajálnější zaměstnanci
  • maximální využití pracovního času zaměstnanců
  • zvýšení časové flexibility zaměstnanců s ohledem na potřeby organizace
  • snížení počtu chyb z důvodu zlepšení okamžitého přístupu k aktuálním dokumentům a datům
  • snadný přístup k odborníkům s vysokou kvalifikací ze vzdálených či nedostupných lokalit
  • „magnet” pro mladé talentované lidí (nastupující generace Y)
  • odstranění rizika nehody při cestování pracovníků (pracovní úraz)
  • méně stresových situací pracovníků z důvodu cestování (zdržení v zácpě, poruchy vozidla, atd.)
  • možnost zaměstnávat lidi z domova

 

Jedním ze základních stavebních kamenů, které podporují efektivní práce na dálku je využívání tzv. cloud computingu [klaud compjútingu]. Postupně se o něm mluví čím dál víc, ale mnoho podnikatelů a firem stále neví, co se za tímto pojmem skrývá.

Jednoduše řečeno cloud computing znamená, že vaše aplikace a data, s nimiž pracujete, nejsou uložena ve vašem stolním počítači či notebooku, ale „v oblacích“, tj. v cloudu na internetu. Jde o vzdálený zabezpečený server, který s vaším počítačem komunikuje prostřednictvím internetového připojení. Váš bezplatný e-mail se všemi kontakty, zprávami, přílohami s různým obsahem (texty, fotky, videa, hudba, atd.) je tak pravděpodobně jednou z vašich prvních cloudových služeb. Kromě e-mailu mohou být v cloudu také kancelářské aplikace, tedy textové dokumenty, tabulky, prezentace nebo jiné typy aplikací (účetní programy, databáze, dotazníky, atd.). Tento přístup především šetří náklady, zvyšuje efektivitu a do každodenní práce přináší více svobody a komfortu. Komunikace, spolupráce i sdílení jsou mnohem snazší a realizovatelné odkudkoliv, stačí vám jen zařízení s připojením k internetu, včetně chytrých telefonů nebo tabletů.

Příklady cloud computing služeb pro práci na dálku:

  • Online kancelář – e-maily, dokumenty, kalendáře, webové stránky, fotografie a další dostupné odkudkoliv, např. Google Apps nebo Microsoft Office 365
  • Webináře a e-learning – nástroje pro semináře pořádané přes internet a vzdělávání na dálku, např. www.webinare.cz
  • Softwarové videokonference – softwarové řešení pro pořádání schůzek na dálku přes webový prohlížeč, např. Adobe Acrobat Connect, Onif, Microsoft Office Live Meeting
  • Sdílení pracovní plochy – spolupráce na projektech na dálku, např. Team Viewer, Skype
  • Projektové řízení – online řízení projektů s možností sdílení a mnoha automatickými funkcemi, např. Basecamp, Easy Project
  • Databázové online aplikace – systémy vytvořené na míru s daty přístupnými odkudkoliv, např. Zoho Creator
  • Online zálohování dat – nemusíte si kupovat další disky a vše můžete ukládat online, např. Mozy, iDrive
  • Účetnictví online – dostupné odkudkoliv, např. Pohoda on-line
  • Řízení vztahů se zákazníky (CRM) – kompletní správa zákazníků, poptávek a objednávek, např. Zoho CRM, Salesforce

 

Výčet jednotlivých příkladů je pouze ukázkový. Existují tisíce dalších praktických online aplikací, nejlépe je najdete přes vyhledávače nebo v katalogu online aplikací na portálu Workline.cz. V oblasti efektivní komunikace a spolupráce na dálku je dnes cloud computing prakticky nenahraditelný a postupně se počítá s tím, že bude veškerý software vytlačen právě do cloudu. Organizace, které se zatím do využívání cloudových řešení nehrnou, zcela opomíjejí jejich ekonomické přínosy, jakými jsou nižší náklady, vyšší produktivita, efektivnější procesy.

Mezi často zmiňované překážky bránící zavádění práce na dálku organizace uvádějí vstupní/provozní náklady. Již dopředu mohu na základě vlastní zkušenosti říci, že úspory a přínosy, které organizace získá, významně převyšují jakékoliv vstupní náklady. Hlavní náklady patří především do kategorie pořízení nového hardwaru (notebooky, smartphony, tablety) a softwaru umístěného v cloudu, umožňující zaměstnancům 100% flexibilitu. Samotné udržovací náklady na software v cloudu jsou ve srovnání s klasickým serverovým řešením nebo desktopovými aplikacemi podstatně nižší.

Další náklady spadají do kategorie školení. Zde se často opomíjí fakt, že efektivní práce na dálku vyžaduje u zaměstnanců řadu nových návyků a dovedností. Ty lze získávat pomalou metodou pokus-omyl, což znamená udělat celou řadu zbytečných chyb, někdy dokonce vedoucích až k selhání a návratu ke „starým“ způsobům práce. Nebo je možné pracovníky zaškolit a vidět výsledek okamžitě. Je na zodpovědnosti managementu, kterou cestou se chce vydat.

Ke vstupním nákladům bych ještě dodal jednu důležitou věc. Investice do hardwaru i softwaru není nutné vydávat najednou plošně na celou organizaci. Spíše doporučuji začínat postupně a snažit se maximálně využívat tzv. pilotní ověřovací provoz, kdy se nejdříve jednotlivé procesy vyzkouší na jednom oddělení a teprve po ověření funkčnosti dojde k plošnému rozšíření. Například nejdříve můžete přejít ze serverového řešení e-mailů a ukládání dat na cloud computing. Tím získáte základní flexibilitu informací. Pak zavedete chat, videokonference nebo online vzdělávání a až po čase založíte vnitrofiremní komunitní síť nebo přeprogramujete do cloudu některé speciální firemní aplikace.

 

Dočetli jste článek věnovaný problematice práce na dálku. Možná vám to přijde jako sci-fi z jiného světa. Nemusíte se děsit. Již mnohokrát jsem viděl nejisté výrazy vedoucích pracovníků a majitelů firem, kteří nabyli dojmu, že raději než se pouštět do něčeho tak složitého, budou práci na dálku nadále „spokojeně“ ignorovat. I když se to na první pohled nezdá, jedná se o nejhorší variantu ze všech. Dříve či později se totiž dostanete do situace, kdy budete okolím donuceni reagovat nebo, v tom horším případě již bude na jakoukoliv akci pozdě.

přidáno 11. listopadu 2015 do kategorie Podnikání

Michal Martoch

Michal Martoch

Konzultant, IT specialista a lektor projektu Práce na dálku. Spoluzakladatel společnosti Idealine Solutions, provozovatele portálů Worklinesluzby.cz, Workline.cz a Webinare.cz, která firmám a organizacím poskytuje služby a řešení pro úspěšnou práci na dálku. Po absolvování vysoké školy působil 5 let na manažerských a IT pozicích ve společnostech Procter & Gamble a Hyundai. Zde pracoval na mezinárodních projektech jako člen nebo vedoucí virtuálních týmů. Rád zavádí nové věci, a to jak v životě, tak ve firemních procesech. Líbí se mu, když z něčeho neefektivního a dávno překonaného vzniká něco nového, co významně předčí svého předchůdce. Za základ pokroku a pozitivních změn považuje vzdělání (nikoli akademické, ale to životní) a především podporu individuálního talentu každého člověka. I proto se při své práci s lidmi snaží nacházet a podporovat talent a silné stránky svých přátel, rodiny, kolegů, ale také zákazníků a dodavatelů. Pro radost provozuje web Silné stránky (www.silnestranky.cz) a v sou

ČTETE: Práce na dálku, aneb Jak chytře zvýšit konkurenceschopnost organizace · 11. listopadu 2015 · Podnikání
·
Další články